公司對外公函制度

篇一：對外函件標準格式介紹

對外函件標準格式介紹

對外文書是對外交往的書信形式，是進行對外交涉和禮儀往來的一種重要手段。各種文書均體現國傢的對外方針政策和有關法規，所以起草和發送對外文書是政策性很強的工作。即使是一件純屬禮節性的函件，如果格式與行文不合常規，也可能引起收件人的誤解和不愉快，如果文內有其他錯誤，則會造成更為嚴重的後果。因此，書寫對外文書要求文字嚴謹、精練、準確，客套用語要合乎慣例，格式要美觀大方，打印要整潔。

收到各類文書要盡快處理，切勿拖壓，尤其是外交上的文書往來，收下回復或不予置理以至拒收退回，都反映一種政治態度。因此對外文書處理要十分慎重。一般情況下，除某些純屬通知性的文電外，應以相應的文書進行答復或復謝。

一、幾種對外文書

1)照會

照會分正式照會和普通照會兩種。

正式照會由國傢元首、政府首腦、外交部長、大使、代辦、臨時代辦等人簽名發出，並用第一人稱寫成。一般不蓋機關印章。普通照會由外交機關外交部)或外交代表機關發出，行文用第三人稱，加蓋機關印章，一般不簽字。但有的國傢要求加蓋印章後再由使節或受權的外交官簽名。正式照會和普通照會的區別還在於它們使用范圍不同。

正式照會用於：1．重大事情的通知。如國傢領導人的變更，大使、領事的更換，承認、斷交、復交等事項的正式通知。2．重要問題的交涉。如建議締結或修改條約，建議召開雙邊、多邊國際會議，互設領事館，委托代管本國財產，國傢元首、政府首腦的訪問以及其他有關政治、軍事、經濟等重要問題的交涉。3．隆重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。4．為瞭表示對某一件事的特別重視，也有使用正式照會的。

普通照會用於進行一般交涉、行政性通知、辦理日常事務、交際往來。由於外交文書日趨簡化，普通照會的使用范圍也越來越廣，政府之間關於重要國際問題的來往，現在也多使用普通照會。